仕事の段取りが劇的に上達する本当は秘密にしたいすごい仕組み!

この記事では『仕事が遅い』『思うように仕事を進めれない』こういった方に向けて、仕事が本当に早くなる段取りの仕方を詳しくご紹介します。

仕事が遅い、、、段取りが悪い、、、働くビジネスパーソンなら誰もが通る悩みですね。
『自分は努力してるのに仕事がどんどん増え追いつかない。』
こんな悔しい気持ちになっていませんか?
本当に努力しているのにデキないって悔しいですよね!

デキるビジネスパーソンになる為に『仕事を早くできるようになりたい!
僕も毎日これを考えている一人でした。

毎日『なんでそんなに段取り悪いの?』と上司や先輩に怒られる日々。
中には上から目線だけの口だけ上司や先輩もいますが、そういう人はスルーしましょう。

こういう日々と戦い続けながら体得していった『段取りをよくする仕組み』をこの記事では惜しみなく伝えていきます。

この記事を読み終えたとき、きっとあなたの段取り力は数段アップすることになるでしょう!
では楽しみながら読んでくださいね!

仕事の段取りって何?まずは理解を深めよう!

そもそも段取りって何?という人は段取りについて理解を深めましょう。

段取りというものを理解することで今から取り組む内容が入りやすくなります。
きっとあなたの理解を深める手助けになると思いますよ。

それでは段取りについて考えていきましょう!

仕事の段取りって何ぞや?

段取りとは言葉では複雑そうに感じますが、簡単にいうと仕事を進めていくプログラムです。
もっと簡単にいうと、ただの計画表ですね!

こう聞くと超簡単に感じますよね。

そう!その調子で、どんどん進めていきましょう!

この計画表をあなたの仕事を細分化し順序だてて進めていく行為それこそが段取りです!
ではこれからあなたの仕事を細分化し明確にしていく作業に入りましょう。

仕事の段取りが悪いと上司からの信頼はガタ落ちします!

少し嫌な話をします。

仕事の段取りが悪いと上司からの信頼は確実にガタ落ちします。
もしくは先輩や同僚からも信頼をなくし『デキない奴』というレッテルを貼られる可能性もあります。

段取が悪いだけで信頼を無くすの?
そう感じてしまいますよね!

理由を説明します。

仕事は周りとの連携が非常に重要になりますよね?
一人の仕事が遅いだけでもストップせざるを得ない状況になることもあります。

そのような状況になった時の責任は誰がとりますか?
あなたではなく上司や先輩がとることになりますよね?

責任を取らされた上司や先輩が考えることは『あいつはデキないので重要な仕事は回さない』です。

一度、信頼を落とすと取り戻すことは非常に大変です。

だからこそ段取りを意識して仕事をすることは大事になるんです!

仕事の段取が悪い人の特徴も知っておこう

段取が悪い人の特徴を知っていることで自分はこうならないと注意することが可能です。
そこで段取りの悪い人の特徴を記載しておきます。

ご自身で当てはまることが無いか見てみてください。

段取が悪い人の特徴

・何から手をつけていいのか頭が混乱している

・期限を意識せず完璧にこだわる

・周囲とのコミュニケーションが取れていない

・優先順位の明確化ができていない

段取が悪い人は上記のようなことが当てはまることが多いです。
これらを意識し仕事に取り組むことで仕事をスムーズに進められるようになります。

これらの個別の解説は後ほど下記パートにてお伝えしていきます。

段取ではなく仕事に集中できていないことが原因である可能性もある

そもそもの原因が違うことにある人もいたりします。
少し話がそれるので、この部分に関しては少しだけの説明にします。

この部分は違うと感じる場合は飛ばして頂き、次のパートに進んで下さい。
次のパートから本題の『段取りしかたについて』説明が始まります。

ズバリ言うと職場によくある悩みが原因で頭が回っていない人です。
今、読まれている方で思い当たる人はいたりしませんか?

仕事によくある悩み

・仕事に前向きになれない

・人間関係で悩んでいる

・仕事に飽きたと感じ気持ちが入っていない

仕事に前向きになれない

仕事に前向きになれていない。
段取り以前に仕事に前向きになれていない。

こういう場合、仕事に集中できない状態となっています。
まずは前向きになれない原因を探し改善する必要がありますね。

このような場合の対策方法をまとめた記事を書いています。
良かったら読んでみてください。

>>参考記事:『仕事に前向きになりたいなら取るべき行動は2つのうち一つだ!』

人間関係で悩んでいる

職場の人間関係でストレスを感じる。
そういう時は心がいっぱいになり仕事に集中は絶対にできません。

仕事の悩みで非常に多い部分です。
悩みが深ければ深いほど無気力状態になり思考停止します。

そういう場合は何を考えても悪い方向に行きますよね。
まずは人間関係を先に解決しましょう!

人間関係でストレスを感じるよくあることをまとめた記事です。
解決策も記載していますので、きっと役に立つはずです。
ぜひ読んで見てください。

仕事に飽きたと感じ気持ちが入っていない

今の仕事にやる気を感じていない。
仕事に飽きたと感じてしまっているような状態ですね。

今の職場で働いていていいのかは?など悩みがいっぱいのはずです。
キャリアアップを図ってみるのも良いかもしれません。

このような人にむけて『仕事に飽きたと感じる場合の対策を紹介した記事』を書きました。
記事を見て頂くと、これからの進むべき道が見えるかもしれません。
ぜひ読んでみてください。

>>参考記事:『仕事に飽きたあなた!続ける選択は危険かも。理由知ってますか?』

仕事の段取りを良くするには優先順位の高い作業の明確化が大事!

ここですることは、ただ一つです。
一日でやらなければならない仕事の優先順位をしっかり決めることです。

ここに関しては必ず書き出して考えるクセをつけましょう!
初めのうちは手書きでメモ帳などに書き出すことを僕はおすすめします。

今、手書き?面倒くさっ!と思いませんでしたか?
いいですねー!
僕もそうでしたからねw

だからこそやってみて気づくことがあります!

なぜ今の時代にまずは手書きですることをおすすめするのかというと手書きですると自分の感情をつどメモすることができる点が僕は良かったんです。

思考を整理するうちに『こういうことを注意しよう』など、頭によぎる経験をしたことありますよね?
まさにこれ何ですよ!

これが出てくるとビックリするぐらい成長できます!
ホントです!

だから騙されたと思って試して下さい!

POINT

・慣れるまでは手書きで計画表を書く

・自分のひらめきや感情も計画表にメモする

 

仕事の段取り1:まずはやるべきことを書き出す

ここでは、あなたが今日しなければいけないこと、やりたいこと、考えていることについて書きまくりましょう!
ひとつアドバイスとして、この段階でやってはいけないことがあります。

POINT

・優先順位などを考えずに取り敢えず書き出すことです

どうですか?
書き出せましたでしょうか?

では次に進みましょう!

仕事の段取り2:取捨選択

仕事を効率よく進めるために絶対に必要になるのが『取捨選択』です!

この記事を見られている方は意識が高くやる気に満ち溢れている人も多いはず!
そういう人が陥りがちなことは、やる気がありすぎるので詰め込みすぎてしまうことです。

人間限度があります。
自分の能力を把握することは非常に重要です。

ここの見極めができていないがために仕事が進まないと勘違いしてしまいます。

まずは書き出したリストの中から『絶対にやらなければならないこと』と『無理してやらなくていいこと』をしっかりと分類しましょう!

これをすることで一気にゴールが見えます!
もうほとんど、やるべきことが見えてきたはずです!

仕事の段取り3:午前と午後で仕事を振り分ける

ここまでくると『やることリスト』が自然とできたと思います。

ただし、このまま何もしないと書き出しただけになりますね!
これでは意味がないです。

ここで僕が実践してきたことは『振り分け』です。
まずは”午前の部”と”午後の部”にざっくりと仕事の割り振りを決めていきます。

そうすることで、やり終える道筋がしっかりと見えてきますよ!
僕が実践してきた振り分けは7:3で振り分けることです。

午前が7、午後が3の割合になるように振分けをしていました。
ここは個人差があるので5:5で振分けが良いならそうしても良いと思います。
自分のスタイルに一番あう割合で振分けましょう!

僕は典型的な朝方集中型タイプなので午前中に仕事を集中させていています!

次にするべきは『優先順位を決めること』です。

仕事の段取り4:優先順位を決める!

取捨選択が終わったら次にするべきは優先順位を決めるです!
ここでようやく優先順位を決めていく段階に入ります。

優先順位を決める方法ですが、まずは4つの分類を理解しましょう。

優先順位を決める4つの分類

1.重要性・緊急性がともに高い

2.重要性は低いが緊急性は高い

3.重要性は高いが緊急性は低お

4.重要性・緊急性がともに低い

上記で示した分類を理解し優先順位を決めていきましょう。

1番が最も優先度が高く、4番が最も優先度が低い。
1~4番までは優先度順となります。

この分類わけをすることで今やるべきこと、次にやるべきことがはっきりとします。

見える化すると今しなければならないことが明確になるので仕事に迷わず入っていけます。
そうすると仕事のスピードが一気に上がりますよ。

実は何から手を付けようかなと考える時間って意外と時間を使っていることが多いんですよ。

この優先順位を決める作業、初めは面倒くさいかもですが慣れると簡単にできます。
慣れるまでは頑張って作るようにしてください。

きっと仕事のスピードが飛躍的にあがりますよ!

仕事の段取り5:周囲とのコミュニケーションをはかる

ここでは周囲とのコミュニケーションが大事だよという話をします。

個人でどんどん仕事をこなしていくような仕事をされている方にはあまり意味がない部分だと思います。
そういう仕事をされている方は次のパートへ進んで下さい。

仕事の段取りをよくしたとしても周りの人(プロジェクトメンバーなど)とコミュニケーションが取れていないと意味がありません。

仕事はあなたの割り当てのものだけが全てではありませんよね?
周りとの状況確認をしながら進めなければダメな仕事もあります。

その場合、段取りをとるには周囲とのコミュニケーションが必要不可欠になります。

ここを疎かにすると、いくら段取りを良くしても周りからするとお荷物になりかねません。
それだと、せっかく努力しているのに非常に悲しいですよね?

なのでコミュニケーションを取り今優先させていくプロジェクトの整理しましょう。
そうすると周囲から『すごい奴』という評価が徐々に得られるはずです。

コミュニケーションで意識すること

・メンバーの状況確認を常にしてみる

・自分のして欲しい作業、今からしたい作業を明確に伝える

・メンバーを褒めたりしながら雰囲気づくり

・わからない、理解していないことは隠さない。しっかり伝えることが大事!

・後輩などが質問してきたら具体的に簡単な言葉でアドバイスを心がける

・上司への先回り方向は徹底することが大事

・メンバーの都合を確認し仕事を振る。自己中心的な行動は避ける

上記に意識することを並べましたが、簡単に言うと報連相をしっかりしましょうということです。
仕事をするうえで大事になる部分ですので、しっかり意識してみましょう!

もしコミュニケーションを取ることが下手だ…どうしよう。という方は下記記事を参考にして下さい。
コミュニケーションが下手でも上手く立ち回れるコツ書いてます。
ぜひ読んで見てください。

>>参考記事:『コミュニケーションが下手でも仕事で上手に立ち回れるコツ7選』

仕事の段取りを良くしたいなら明日やることを明確にしてからその日を終えるクセをつけろ!

ここも重要です!
明日の段取りを明日すると、この作業だけで数分は無駄にします。

特に慣れていないうちは、時間もかかるので前日に決めておくことが良いです。

これで次の日にスタートダッシュをすることができます!

午前中に超ダッシュで仕事を終わらせる段取り術!

ほとんどの人は朝がゴールデンタイムだと思います。
少なくとも上記で示した通り、僕は典型的な朝方タイプです。

なので僕は午前中にスパートをかけ一気に仕事を終わらせていきます

なぜ均等に午後にも仕事を振らないのかというと、僕の場合はボーっとして頭の回転がどうしても悪くなるからです。

集中状態を一日続けることって、ほぼ不可能なんですよ!
こういう集中力がなくなった状態で仕事をするとミスも多くなるし効率も悪くなるし良いことがないです。

だからおすすめは午前集中です!

仕事の段取り活用し午前中にすべて終わらせるつもりで超ダッシュ

段取りを組んだ中で午前と午後の振り分けを決めましたね!
組んだ計画で進めていっても問題はないですが、僕は全て午前中に終わらせるつもりで毎日、超ダッシュで仕事を進めます!

可能な限り午前中に押し込みますね!
理由は前項で説明した通り人間、集中力には限界がある為です。

仕事の段取りを劇的によくしたいなら取捨選択を極めよう!

これまで段取りの組み方と進め方を説明しましたので、かなり作業の効率性をアップする仕掛けを理解できたのではないでしょうか?

ここでは余談として大切なことをお伝えしたいです。

それはズバリ!
仕事でも人生でも取捨選択がもっとも大事ということです!

今は世界に情報があふれかえっている中で私たちは常に情報にふれています。
これはすごくありがたいことで、全てがフラットになった時代だなと僕は思っています。

何が言いたいかというと、これまでは一部の人しか手にできなかった情報を私たち普通の人間でもいい情報を簡単に手にすることができるようになったということです。

これって本当にすごいことでありがたいですね!

でも逆に情報がありすぎてわからなくなることも多いんですよ。
だから取捨選択を上手になるように常に自分の欲しい情報にアンテナを貼ることが僕は大事になってくると考えています。

これを意識しないと、あれもやり、これもやりと結局なにもできない人になってしまいます。
あなたの知り合いにも中には、こういう人がいますよね?

この手の人は取捨選択ができないために仕事も散漫になるんです。
悲しい話ですよね。

努力し情報をとりアウトプットをするが取捨選択できないがために空回りする。

この記事を読んでいる方で心当たりがある人はツイてますよ!
ぜひ取捨選択を極めて人生の質をあげていきましょう!
余談でした!

ここまでこの記事を読んで頂きありがとうございました。
少しでもあなたの役に立てることを願っています!

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