仕事を効率化するための仕事術を紹介!デキる人は効率化が上手い

仕事の効率化についてサラリーマンをしていると必ず一度は考える部分ではないでしょうか?

『毎日、仕事に追われ残業が続く…』『仕事が遅いと上司から怒られる』『効率よく仕事をしろ…』など今、この記事を読んでくれている、あなたもこのような経験をしたことがあるのではないでしょうか?

本記事では『仕事が思うように進められない』『いつも効率化ができていないと上司から怒られる』『何とか仕事を効率的にできるようになりたい』このような人に向けて仕事を効率化するためのやり方を説明していきます。

本記事を読むことで『仕事のスケジュールの組み方』『必要な仕事、必要でない仕事』を分類する方法を理解することが可能になります。

今、まったく仕事を効率的に進めることがデキていないと感じる人にはヒントがいっぱいあるはずです。

この記事を読み終える数分後、きっとスケジュールの組み方を理解でき、仕事の効率化をできる人になっていることでしょう。

それでは読み進めてください!

仕事を効率化するための仕事術

会社員として仕事をしていると効率的に仕事がデキる人とデキない人がいることに気づくはずです。雑談をよくしているはずなのに仕事を終わらせるのが非常に速い人。自分と同じぐらいの作業量があるのに基本的に残業をせず退社をする人。

自分とはいったい何が違うんだろう?

仕事が速い人は『やるべき仕事』と『やらないでもいい仕事』の見極めが非常に上手です。その最優先事項の見極めを毎朝もしくは前日の夜の段階にはしているのです。

また自分が一番に能力があがる時間を理解しゴールデンタイムに集中して仕事を終わらせる。雑務や重要でない仕事は集中力が無くなりだす時間に終わらせるなどを常に考えて仕事をすることで効率化をしています。

仕事の効率化をする仕組みを理解することで、あなたも今から仕事が早くなり、効率的に仕事ができるようになります。

今からは、その仕事の効率化をするための方法を紹介したいと思います。

仕事効率化をするために取捨選択をする

まず仕事の効率化をするために絶対にするべきことは取捨選択です。

仕事の効率が悪い人の特徴は全ての仕事をしようとしてしまう人です。全部しようとすると結局なにもデキない何てことが普通に起こります。

一人の人間で一日にデキる仕事量は決まっているのです。それを全てしようとすると不可能で優先すべき仕事すらデキていないという状態になります。なので、初めにすべきことは仕事を分けていくことです。

緊急度と重要性を4つに分け考えることがで仕事を効率化する

緊急度と重要性で4つに分けることで、取捨選択がしやすくなります。取捨選択をすることで次のパートで説明するToDoリストの作成にも繋がっていくので、しっかりと理解するようにして下さい。

緊急度と重要性で4つに分ける

1.緊急度が高く尚且つ重要度も高い

2.緊急度は低いが重要度は高い

3.緊急度は高いが重要度は低い

4.緊急度が低く尚且つ重要度も低い

【パターン①:緊急度が高く尚且つ重要度も高い】

パターン①は緊急度、重要度が共に高い時です。例えば、顧客からのクレーム対応時や締切間際のプレゼン資料作成業務などが当てはまる部分です。

クレーム対応などの突発的にでる時は予測ができないので今やっている作業全てがストップする場合がありますが、プレゼン資料はパターン②を疎かにした結果であるとも考えられます。

突発的に発生するものに関しては防ぎようがないので早急に対処するしかないでしょう。

重要なことはパターン②を疎かにした結果、緊急度、重要度が高いパターンですね。そういう意味ではパターン②が最重要事項と言えるかもしれません。

【パターン②:緊急度は低いが重要度は高い】

僕の中では一番重要と考えている部分です。仕事の効率化を図るうえで非常に重要な部分です。なぜなら、このパターン②を疎かにすることでパターン①に進化してしまう可能性が高いからです。

重要度はあるけど緊急性がない場合、考えられることは期限が決められているプレゼン資料などが考えられますね。こういった書類は作るのが大変でめんどくさいと感じることが、ほとんどではないでしょうか?

そして、気が付けば提出期限ギリギリなんてことがあるのです。あなたもそのような経験があるのではないですか?だから、このパターン②はパターン①を増やす要因になるので最重要と感がられるのです。

仕事を効率的に進めるにはパターン①の『緊急度が高く尚且つ重要度も高い』仕事を可能な限り減らすことです。これが仕事を効率化するために本当に大切になる部分です。

【パターン③:緊急度は高いが重要度は低い】

この部分が仕事の効率化を考える部分で不必要になる部分です。そしてサラリーマンをしていると理解できるのですが、もっとも多い仕事になります。

あまり意味のない雑談交じりの打ち合わせ、ムダな問い合わせへの対応。仕事の妨げになるような社内連絡など。非常に多くのことがあります。

これらを半分でも減らすことができたなら仕事の効率化を図ることができます。会社での行動を見直してみて下さい。きっと『雑談交じりの打ち合わせ』などのムダと言わざるを得ない雑務に時間を使っていることが多いはずです。

【パターン④:緊急度が低く尚且つ重要度も低い】

仕事の効率化を進めるために真っ先に捨てるべき箇所です。時間のムダになってしまう部分ですね。時間を大切に使っていかないと仕事が早くなることはありません。

仕事の効率が悪い人は必ず、このパターン④を一生懸命にやっていることが多いです。やはり緊急性がなく、重要度が低い作業というのは簡単で楽なのです。

例えば、『インターネット検索』、『同僚との雑談』、『脱線しすぎる会議』、『こだわって作りすぎる社内資料』など全てパターン④に入れることができます。

会議などサラリーマンとして生きて行くうえで、どうしても出席しなければダメなこともあるでしょうが、断ることができるのであれば出席しない。雑談にも入らない。など自分でルールを決めて取り組むことで可能な限りムダな仕事を減らすことができるはずです。

いかにしてムダな作業を減らすことができるのかで仕事の効率は変わります。

朝一番もしくは前日に仕事のToDoリストを作ることで仕事の効率化ができる

仕事の効率化をしたいと考える場合、取捨選択の次にするべきことは優先順位を決めることです。

仕事が進まない人は最優先で何をするべきなのかを把握できていない人が多いです。今一番にやるべきことが理解できていないと頑張って仕事を終わらせてみたけど優先すべき仕事はそこじゃなかった…。なんてことにもなり兼ねません。

こういう状態では仕事の効率化することはできません。効率化するためには最優先事項をはっきりさせて優先度の高い順に終わらせることです。

仕事を効率化するためにToDoリストを作る

そこで必要になってくるツールがToDoリストです。これはアプリを使うのも良いですし、メモ帳にざっと書き出すだけでも良いです。要するに自分が目で見て把握できることが効率化していくためには必要なのです。

注意点はToDoリストを作ることが目的でなく仕事を順番に効率よくこなすことが目的です。時間をかけずにさっと作ってしまうことが大切です。ToDoリストはじめて作る時に一生懸命リスト作成に時間をかける人がいますが目的を間違えすぎです。

このパターンに入ると結局、仕事が進まずToDoリスト何て意味がないとなってしまうのです。

もう一つ大切なことは『やるべき仕事を書きすぎない』ことです。

作り始めの時はやる気に満ち溢れているため書きすぎる人が多くいます。絶対に効果がないのでやめましょう。午前中に終わらせる量と午後に終わらせれる量を自分でしっかりと把握して書くようにして下さい。やる気がなくなるだけになります。

仕事の効率が上がる時間を見極めスパートをかける

仕事の効率がもっとも上がる時間を見極めることが効率化には必要不可欠になります。人により頭の回転が速くなる時間帯は違うものです。その回転が速くなる時間をしっかりと見極めることが大切です。

やはり頭がさえる時間にする仕事は非常に捗ります。このゴールデンタイムに最優先で終わらせたい仕事を入れるようにします。

仕事の効率が悪い人は、この点を全然意識しないので一番仕事ができる時間に真っ先に捨ててしまいたいようなムダな仕事を入れてしまったりする人がいます。

例えば、僕のゴールデンタイムは朝から午後にかけてです。わりと朝は強い方なので早く起きてから仕事を開始することが多いです。仕事開始の2時間程まえから会社に出社して仕事を始めていくようなスケジュールでいつも取り組んでいました。9時から開始の会社であれば7時には出社して始めるイメージです

このように自分のゴールデンタイムを把握して一気に最優先事項の仕事を終わらせると仕事に余裕ができるようになります。余裕が生まれると、できなかった仕事にも回せる時間が増えるので、さらに効率的に仕事をしていくことができ良い循環が生まれて行くのです。

なので仕事の効率化をしたいと考えるなら自分の仕事効率が最大に引きあがる時間を見極めスパートをかけましょう。

仕事の効率化を図る為に5分で終わるような仕事は即終わらせる

いくらスケジュールを完璧に決め進めていたとしても突発的に頼まれごとをされたり、得意先からの電話がなり、急にするべきことが増えたりすることがあります。サラリーマンをしているなら仕方のないことです。

それでも優先すべきは自分で作成したToDoリストの仕事を終わらせることです。ここを間違えると頭が混乱し仕事が進まない状態になります。

ただ、例外として頼まれた仕事でも5分程度で終わらせることができる仕事に関しては、さっと終わらせる方が効率が上がり良かったりもします。簡単で即終わらせることができる仕事は速攻で終わらせる。小さな仕事を残しすぎると量が多くなりすぎて管理できない状態になります。

そうなると効率が非常に悪くなるので、即終わらせることが可能な仕事はすぐに終わらせてしまう。こういう臨機応変な対応もする必要があることを頭に入れておくと良いかもしれません。

仕事を効率的にするには、簡単で優先度の低い作業は集中力が落ちた時にする

仕事を本気でしていると集中力が切れる時が必ず訪れます。その際に必要なことが重要な仕事をしないことです。

理由は集中力が落ちてくるとミスが多くなり、仕事の効率が非常に下がります。集中力がなくなってきたと感じた場合にすることは『簡単で優先度の低い作業』です。

簡単なのでミスが起きにくい。優先度は低いけど、いつかはやらなければならない。このような作業は自分の集中力が途切れてくるなと感じる時間帯にするようにToDoリスト作成時に入れておくことで効率化を図ることができます。

仕事を効率的にするには、自分の働きやすい時間をしっかりと把握することが重要ですね。ぜひ、この辺りも意識しながら仕事をするようにしてみて下さい。

一年後、仕事の効率が非常にアップし、かなり仕事が速くなっていることでしょう。

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